Hoàn trả BHXH là việc cơ quan bảo hiểm trả lại số tiền người tham gia đã đóng nhưng được xác định là không phải đóng hoặc đóng thừa/đóng trùng khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH. Căn cứ vào Quyết định 595/QĐ-BHXH, NLĐ được hoàn trả số tiền đóng khi có thời gian đóng trùng giữa BHXH tự nguyện và BHXH bắt buộc như sau:

Trường hợp 1: Đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật hoặc di chuyển nơi đăng ký tham gia đã đóng thừa tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

Trường hợp 2: Các trường hợp hoàn trả bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm y tế.

Trường hợp 3: Đơn vị chuyển tiền vào tài khoản chuyên thu không thuộc trách nhiệm quản lý thu của cơ quan bảo hiểm xã hội tỉnh, huyện theo phân cấp.

Trường hợp 4: Số tiền đơn vị, cá nhân đã chuyển vào tài khoản chuyên thu không phải là tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

Trường hợp 5: Kho bạc hoặc ngân hàng hạch toán nhầm vào tài khoản chuyên thu.

Trường hợp 6: Trường hợp một người có từ 2 sổ bảo hiểm xã hội trở lên có thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp trùng nhau thì cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào Quỹ Bảo hiểm thất nghiệp (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.

Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

Trường hợp 7: Trường hợp đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Hồ sơ nhận tiền hoàn trả BHXH
Căn cứ theo quy định tại Điều 26 Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ hoàn trả tiền đã đóng bao gồm:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (nếu có)

-  Sổ BHXH của người nhận hoàn trả

-  Văn bản chứng thực hoặc bản kèm theo bản chính Giấy chứng tử đối với trường hợp chết (nếu có)

Sau khi đơn vị/NLĐ nộp đủ hồ sơ nhận tiền hoàn trả BHXH, cơ quan bảo hiểm sẽ giải quyết hồ sơ và gửi thông báo tới người nhận hoàn trả. Trường hợp không giải quyết, cơ quan BHXH phải gửi thông báo tới NLĐ và nêu rõ lý do.