Theo quy định tại Điều 10 Thông tư liên tịch 138/2015/TTLT-BQP-BLĐTBXH-BTC hướng dẫn thực hiện Quyết định 49/2015/QĐ-TTg về chế độ, chính sách đối với dân công hỏa tuyến tham gia kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, chiến tranh bảo vệ Tổ quốc và làm nhiệm vụ quốc tế do Bộ trưởng Bộ Quốc phòng - Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội - Bộ Tài chính thì:

1. Hồ sơ của đối tượng để xét hưởng chế độ, bao gồm:

a) Bản khai cá nhân

- Đối với dân công hỏa tuyến còn sống lập theo mẫu số 1A kèm theo Thông tư này;

- Đối với đối tượng đã từ trần, thân nhân của đối tượng lập theo mẫu số 1B kèm theo Thông tư này.

b) Giấy tờ tham gia dân công hỏa tuyến (nếu có)

Bản chính hoặc bản sao có chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, một trong các giấy tờ thể hiện tham gia dân công hỏa tuyến, gồm: Lý lịch cán bộ hoặc lý lịch đảng viên khai trước ngày Quyết định số49/2015/QĐ-TTg có hiệu lực thi hành, trong đó có thể hiện thời gian tham gia dân công hỏa tuyến; danh sách các đợt huy động tham gia dân công hỏa tuyến của địa phương; hồ sơ hưởng chính sách người có công, hưởng bảo hiểm xã hội có khai thời gian tham gia dân công hỏa tuyến.

2. Trình tự giải quyết chế độ

a) Đối tượng đủ điều kiện hưởng chế độ trợ cấp một lần theo hướng dẫn tại Điều 2 Thông tư này hoặc thân nhân đối tượng (đối với đối tượng đã từ trần) lập bản khai và trực tiếp nộp 01 bộ hồ sơ theo hướng dẫn tại Khoản 1 Điều này cho Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đăng ký hộ khẩu thường trú;

b) Từng đợt, trong thời gian 5 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định, Ủy ban nhân cấp xã hoàn thành việc xét duyệt, lập 02 bộ hồ sơ cho từng đối tượng; lập Biên bản họp Hội đồng chính sách xã theo mẫu số 2, làm công văn đề nghị theo mẫu số 3A, kèm theo danh sách đối tượng được hưởng chế độ theo mẫu số 3B, báo cáo Ban Chỉ huy quân sự cấp huyện. Những trường hợp chưa rõ đối tượng, thời gian tính hưởng chế độ hoặc có khiếu nại, tố cáo thì để lại xác minh, làm rõ, nếu đủ điều kiện thì báo cáo sau;

c) Ban Chỉ huy quân sự cấp huyện trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định do Ủy ban nhân dân cấp xã báo cáo (theo từng đợt), hoàn thành việc rà soát, đối chiếu, tổng hợp, báo cáo Ban Chỉ đạo cấp huyện cho ý kiến; hoàn thiện hồ sơ, làm công văn đề nghị theo mẫu số 3A, gửi Bộ Chỉ huy quân sự cấp tỉnh hoặc Cục Chính trị/Bộ Tư lệnh Thủ đô Hà Nội, kèm theo hồ sơ xét hưởng chế độ trợ cấp một lần (mỗi đối tượng 02 bộ) và danh sách đối tượng được hưởng chế độ theo mẫu số 3B;

d) Bộ Chỉ huy quân sự cấp tỉnh, Cục Chính trị/Bộ Tư lệnh Thủ đô Hà Nội tiếp nhận hồ sơ do Ban Chỉ huy quân sự cấp huyện báo cáo; trong thời gian 10 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định (theo từng đợt) hoàn thành việc xét duyệt, tổng hợp, báo cáo Ban Chỉ đạo cấp tỉnh cho ý kiến; hoàn thiện hồ sơ, làm công văn đề nghị theo mẫu số 3A, gửi cấp có thẩm quyền theo quy định sau đây:

- Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh báo cáo, đề nghị Bộ Tư lệnh Quân khu (qua Phòng Chính sách) thẩm định, ra quyết định hưởng chế độ trợ cấp một lần, kèm theo mỗi đối tượng 01 bộ hồ sơ và danh sách đối tượng được hưởng chế độ theo mẫu số 3B; lưu trữ mỗi trường hợp 01 bộ hồ sơ và danh sách đối tượng được hưởng chế độ.

- Cục Chính trị/Bộ Tư lệnh Thủ đô Hà Nội tổng hợp, đề nghị Bộ Tư lệnh Thủ đô Hà Nội ra quyết định hưởng chế độ trợ cấp một lần.

đ) Trong thời gian không quá 10 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định (theo từng đợt), Bộ Tư lệnh Quân khu và Bộ Tư lệnh Thủ đô Hà Nội hoàn thành việc thẩm định, ra quyết định hưởng chế độ trợ cấp một lần theo mẫu số 4, sau khi có ý kiến thẩm định của Cục Chính sách/Tổng cục Chính trị;

e) Sau khi được cấp kinh phí trợ cấp, trong thời gian 10 ngày làm việc, Ban Chỉ huy quân sự cấp huyện tổ chức chi trả chế độ trợ cấp một lần cho các đối tượng bảo đảm kịp thời, công khai, chặt chẽ, chính xác; trao Giấy chứng nhận tham gia dân công hỏa tuyến cùng với chi trả chế độ trợ cấp một lần; thực hiện lưu trữ hồ sơ theo quy định.